¿Cuál es la función de los administradores de propiedad horizontal?

En Colombia se establece que toda propiedad horizontal (PH) de carácter residencial, ya sea edificio o conjunto residencial de casas o apartamentos, debe contar con un administrador, cuyas labores se han establecido en la Ley 175 de 2001, la cual surge con el objetivo de regular los requisitos que se deben exigir para cumplir con el rol de representante jurídico de una PH. Algunas de sus tareas principales son la representación, conservación y ejecución de las normas que legalmente se exigen.

¿Por qué una PH necesita de un administrador?

Cuando se buscan opciones de venta de apartamentos o casas es común encontrar edificios y conjuntos residenciales en las ofertas, este tipo de inmuebles son los que se denominan como propiedad horizontal. Estos son espacios de viviendas donde se encuentran zonas comunes que se comparten, cuentan con servicios de vigilancia, celaduría, entre otros. 

Estos factores que mencionamos anteriormente son algunos de los beneficios de vivir en una PH, sin embargo, estos deben contar con una gestión adecuada que garantice el orden. Los administradores cumplen la función de velar por ese orden y mantener al día todos los aspectos legales de la copropiedad.

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Requisitos para ser administrador de una PH

Tener claro cuál es el perfil de un administrador de propiedad le permitirá a los copropietarios tener la seguridad de que al elegir a un representante, éste sea apto y cumpla con los conocimientos necesarios. Recuerde que al vivir en un edificio, casa o apartamento en arriendo ya puede tener participación en los temas administrativos, de igual manera es un factor que se puede acordar con el propietario o con OIKOS Inmobiliaria.

A continuación, le mencionamos esas cualidades que debe tener la persona delegada para este papel.

Lo ideal es que la hoja de vida de un administrador tenga un enfoque ejecutivo, con experiencia en administración, resolución de conflictos, conocimientos en régimen laboral y, por supuesto, en legislación de propiedad horizontal. Además, se recomienda evaluar que sea una persona confiable y responsable.

Funciones de un administrador de PH

En la ley 675 se establecen las funciones del administrador de la propiedad horizontal, las cuales tienen el objetivo de velar por la integridad e intereses de los copropietarios. A continuación, le decimos las principales.

• Encargarse de los asuntos de correspondencia de la propiedad horizontal.

• Anualmente deberá preparar y presentar un informe sobre el periodo de administración y el balance del año de los ingresos y egresos. Al mismo tiempo, debe dar una propuesta con las iniciativas y planes para el próximo año.

• Es el encargado de convocar las asambleas y reuniones que se realizan para planear y aprobar presupuestos para cubrir los gastos de la copropiedad.

• Debe comunicar lo acordado en las asambleas a todos los copropietarios, los libros, actas y registros.

• Debe encargarse de llevar la administración de las finanzas y recursos de la propiedad de manera permanente y responsable, siempre notificando sobre cualquier irregularidad o imprevisto que se presente.

• En caso de recibir multas o sanciones debido al incumplimiento de sus responsabilidades debe notificar a todos los copropietarios.

• Debe inscribir y registrar los correspondientes documentos en todas las entidades públicas los cambios realizados al reglamento de la PH.

• Es quien debe estar al tanto del cobro de la administración y demás gastos de la PH.

• Es necesario que lleve un registro con todos los paz y salvo de los pagos correspondientes a la administración de todos los copropietarios en caso de que haya cambios.

¿Cómo se elige al administrador?

Es la asamblea general de copropietarios la encargada de elegir el administrador del conjunto residencial o edificio, ya que se reconocen como un órgano de dirección jurídica.

Este procedimiento se estipula en la Ley 275, en el artículo 38. Allí también se aclara que serán ellos quienes tomen la decisión de retirar a un administrador, ambos procesos (elección y remoción) se ejecutan por medio de una votación.

¿Cuándo es necesario un administrador provisional?

En caso de que no se haya elegido un administrador para la copropiedad, la asamblea general estará en la facultad de elegir un administrador provisional para que cumpla con las debidas funciones hasta que se encuentre a la persona que se encargará del trabajo de forma permanente.