Guía para elegir la oficina perfecta según tu negocio

Teniendo en cuenta que, de acuerdo con un estudio realizado por Sodexo, el tiempo que pasamos trabajando supera el 30% de toda nuestra vida, es sumamente importante que, como empresarios, elijamos un espacio de trabajo adecuado en el que nuestros colaboradores puedan sentirse cómodos y, por lo tanto, productivos. 

A pesar de los cambios y transformaciones laborales que trajo consigo la pandemia, hoy en día, las oficinas siguen siendo uno de los espacios más relevantes para las  empresas y sus empleados, ya que es en este lugar donde a diario se ejecutan los procesos y actividades más determinantes para el crecimiento de la compañía. No obstante, a pesar de su comprobada importancia, siguen siendo muchos los dueños de empresa que no le prestan atención a este aspecto, escogiendo su oficina al azar o únicamente con base en su presupuesto, un hecho que tarde o temprano terminará repercutiendo de forma negativa en el desarrollo empresarial de su negocio.

Con el objetivo de que tú no tengas que pasar por esta situación, en esta nota de OIKOS Inmobiliaria te compartiremos todo lo que necesitas saber para tomar la decisión más acertada en torno al alquiler o compra de tu nueva oficina. ¡No pares de leer y presta mucha atención a todo lo que te compartiremos!

¿Qué debo tener en cuenta para elegir la ubicación de mi oficina?

Durante el proceso de selección de tu nueva oficina, no puedes perder de vista una serie de factores relacionados con: el tamaño, la distribución y el grado de funcionalidad, la ubicación, las necesidades de tus colaboradores y el costo. Conoce más a profundidad cada uno de estos elementos a continuación:

1. Tamaño: ¿Por qué es importante el tamaño de la oficina? 

Aunque parezca difícil de creer, el tamaño que escojas para tu oficina tiene una influencia enorme en cómo se desarrollará el día a día de tus empleados. Por ejemplo, si te equivocas y terminas escogiendo un espacio demasiado grande, tanto que parece que todavía te estás mudando, lo más seguro es que tus colaboradores se dispersen excesivamente por el lugar, reduciendo su productividad y aumentando en exceso los momentos de relacionamiento con sus demás compañeros.

Por otro lado, si eliges una demasiado pequeña, tus empleados se sentirán incómodos la mayor parte del tiempo, lo que los hará irritables y más propensos al estrés y a los malentendidos. ¿Lo ves? El tamaño es un factor fundamental a la hora de escoger una oficina, especialmente si lo combinas con el hecho de que, dependiendo de los metros cuadrados que alquiles o compres, el presupuesto que debes asignar a ello también puede incrementarse o disminuir.

2. Distribución y diseño: ¿Cuál es el diseño adecuado para tu oficina? 

Otro de los aspectos que debes tener en mente al momento de seleccionar un sitio de trabajo para tu empresa tiene relación con la distribución y el grado de funcionalidad que te puede ofrecer dicho espacio. Por ejemplo, no tiene ningún sentido que escojas una oficina enorme, si esta cuenta con una mala distribución y un pésimo diseño, ya que aunque esos metros cuadrados te los siguen cobrando en la factura, el espacio que tú y tus colaboradores realmente logran aprovechar es considerablemente menor.

Cuando estés en la búsqueda de la oficina perfecta, no pierdas la oportunidad de visitar el lugar de forma física, ya que de esta manera puedes comprobar con tus propios ojos qué tan grande, funcional, práctica e incluso, iluminada, es tu potencial oficina. Además, acerca del diseño, asegúrate de que sea uno muy elegante, limpio y minimalista, capaz de adaptarse y proyectar el aura de éxito, experiencia y profesionalismo que tiene tu empresa. 

3. La ubicación: ¿Dónde necesitas que esté ubicada tu oficina?

Entre los ítems que debes tener en claro a la hora de alquilar o comprar una oficina, por supuesto, no puede faltar, la ubicación. Además de encontrar un sitio que sea central en términos de acceso y proximidad con el transporte público, comercios, proveedores, acreedores y clientes, también debes pensar en tu presupuesto. 

Recuerda que es inevitable que aquellas oficinas que tienen una mejor localización, en especial en las grandes ciudades como Bogotá, sean mucho más costosas comparadas con aquellas que se ubican en la periferia o en cercanías a los municipios. Por esta razón, te recomendamos que al momento de elegir una oficina, evalúa los pros y los contra que existen entre el costo y los beneficios de proximidad con sus alrededores.

4. Las necesidades de tus colaboradores: ¿Cuáles son las expectativas que tienen tus empleados en torno a su lugar de trabajo?

Un elemento que no puedes dejar de lado, por ningún motivo, son las necesidades de tus empleados. Por supuesto, no es una tarea sencilla lograr un acuerdo con todos; sin embargo, sí es importante que tengas en cuenta sus prioridades, en especial aquellas que pueden afectar su comodidad durante la jornada laboral. Por ejemplo, si en tu nómina tienes una persona en situación de discapacidad, es crucial que te asegures de que la oficina cuenta con el espacio suficiente para que pueda movilizarse sin problemas. 

5. El costo: ¿Como establecer el presupuesto para tu oficina?

Una vez hayas definido los términos y las necesidades que deseas que la oficina cubra, es momento de preparar tu presupuesto. Similar al modelo que empleas para la planeación y desarrollo de otros proyectos, en el presupuesto del que será tu próximo espacio de trabajo necesitas establecer cuál será el tope máximo que estás dispuesto a pagar por arrendar o comprar la oficina. Recuerda que lo ideal es que esta transacción no supere la capacidad de endeudamiento que tiene tu empresa, por lo cual procura, durante tu búsqueda, apegarte únicamente a esas opciones que realmente puedes pagar. 

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Cuando soñamos con el hecho de alquilar o comprar nuestra propia oficina, es normal que deseemos un lugar amplio, con ventanales enormes, mucho espacio, muebles bonitos, una ubicación central y una distribución adecuada; sin embargo, para hacer realidad todos estos grandes anhelos, es necesario contar la asesoría especializada de empresas como OIKOS Inmobiliaria, una de las inmobiliarias en Bogotá más reconocidas del mercado. 

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